Privacybeleid

Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

Made To Fit
Computerweg 22, 3542 DR Utrecht
KVK: 93140568 · Telefoon: +31 6 41501774 · E-mail: [email protected]
Website: www.madetofit.eu

Wij hebben geen formele functionaris voor gegevensbescherming (DPO). Neem bij alle privacyvragen rechtstreeks contact met ons op via bovenstaande contactgegevens.

1. Wat verwerken we – en waarom?

1.1 Bezoek aan de website en cookies
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken (o.a. Cookiebot als Consent Management Platform, Google Analytics 4, Meta Pixel en optioneel chatfunctionaliteit). Niet-noodzakelijke functionele, statistische en marketingcookies worden uitsluitend geplaatst na jouw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner. Raadpleeg ons cookieoverzicht voor een actuele lijst van gebruikte cookies.
Rechtsgrondslag: Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) voor analytische en trackingcookies; gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) voor strikt noodzakelijke technische cookies.

1.2 Afspraak boeken (Calendly)
Bij het plannen van een pas- of meetafspraak verzamelen we jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de gewenste datum en tijd. Wanneer u gebruikmaakt van Calendly, treedt Calendly op conform hun eigen privacybeleid. Wij ontvangen de boekingsgegevens om jouw showroomafspraak in te plannen en te bevestigen.
Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub b AVG) en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

1.3 Klantcommunicatie (e-mail, telefoon, WhatsApp & social media)
Wanneer je contact met ons opneemt voor stylingadvies, vragen over stoffen of opvolging van je bestelling, verwerken we jouw contactgegevens en de inhoud van de communicatie.
Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Gegevens worden bewaard zolang nodig is om de vraag af te ronden, tenzij hier een bestelling uit voortvloeit.

1.4 Klanten, opmetingen, 3D-bodyscans en fittingen
Voor de productie van jouw unieke maatpak verwerken we contactgegevens, lengte, gewicht, gedetailleerde lichaamsafmetingen per onderdeel, een 3D-lichaamsmodel en eventueel pasfoto’s (uitsluitend met jouw toestemming). Dit stelt ons in staat om het patroon digitaal te tekenen, de kleding met millimeterprecisie te vervaardigen, en jouw maten te bewaren voor toekomstige nabestellingen.
Biometrische gegevens: Wij gebruiken het 3D-model en de maten uitsluitend voor kleermakers- en productiedoeleinden (kledingmaat en pasvorm), nooit voor biometrische identificatie of gezichtsherkenning.
Rechtsgrondslag: Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) voor gegevens die nodig zijn voor het maatwerk; uitdrukkelijke toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) voor aanvullende foto’s en langdurige opslag.

1.5 Betalingen
Betalingen worden veilig afgehandeld door onze betalingspartner MultiSafePay (onafhankelijk verwerkingsverantwoordelijke voor financiële transacties). Wij hebben zelf geen toegang tot jouw volledige bankrekening- of creditcardgegevens.
Rechtsgrondslag: Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke fiscale verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

1.6 Levering en logistiek
Voor bestellingen die per post worden verzonden (zoals accessoires of losse overhemden), geven we de benodigde adres- en contactgegevens door aan betrouwbare bezorgdiensten voor de bezorging en traceerbaarheid.
Rechtsgrondslag: Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

1.7 Boekhouding en administratie
Wij bewaren facturen, bestelbonnen en betalingsbewijzen gedurende minimaal 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht voor ondernemingen.
Rechtsgrondslag: Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

2. Rechtsgrondslagen in vogelvlucht

• Overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG): Verwerking die noodzakelijk is om jouw maatpak, hemd of accessoires te ontwerpen, maken en leveren.
• Toestemming (art. 6(1)(a) AVG): Voor niet-noodzakelijke cookies, marketingcommunicatie en optionele pasfoto's. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
• Wettelijke plicht (art. 6(1)(c) AVG): Fiscale administratie en bewaarplichten van facturen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG): Klantenservice, websitebeveiliging en direct contact.

3. Ontvangers en doorgifte van gegevens

Jouw gegevens worden uitsluitend gedeeld met zorgvuldig geselecteerde partners die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering:

• Productiepartner / Kleermakerij: Onze gespecialiseerde kleermakerijpartner voor het snijden en naaien van jouw maatwerk.
• IT & Hosting: Simply.com (webhosting en serverinfrastructuur binnen de EU).
• Betalingsdienstverleners: MultiSafePay voor beveiligde transactieverwerking.
• Boekhouding & Accountancy: Voor wettelijke administratieverplichtingen.

4. Doorgifte naar derde landen (productie)

Voor de hoogwaardige vervaardiging van onze maatpakken dragen wij jouw maten, het 3D-lichaamsmodel, voornaam en ordernummer over aan onze gespecialiseerde productiepartner buiten de EER (in China).

Waarborgen: Deze internationale doorgifte is gebaseerd op de officiële modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses – SCC) conform artikel 46 AVG, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen zoals transportversleuteling en strikte toegangsbeperking. Wij minimaliseren de doorgifte tot uitsluitend de kleermakersmaten die nodig zijn om jouw kledingstuk te vervaardigen.

5. Bewaartermijnen

• Klant- en ordergegevens (inclusief 3D-maten): Wij bewaren jouw matenprofiel standaard 7 jaar vanaf de laatste aankoop of interactie, zodat je eenvoudig nieuwe maatpakken of overhemden kunt bestellen zonder opnieuw te hoeven meten. Op jouw verzoek kunnen we jouw maten eerder wissen.
• Financiële administratie: 7 jaar conform de fiscale wetgeving.
• Communicatie zonder aankoop: Verwijdering uiterlijk 6 maanden na het afronden van het contact.
• Nieuwsbrief: Totdat je je uitschrijft; bewijs van toestemming 2 jaar bewaard.

6. Beveiliging van jouw gegevens

Made To Fit neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens uiterst serieus. Wij hanteren strenge technische en organisatorische maatregelen, waaronder moderne SSL/TLS-versleuteling voor alle dataoverdracht, tweestapsverificatie (MFA) op onze interne systemen, rolgebaseerde toegangsrechten en regelmatige back-ups om misbruik, verlies en onbevoegde toegang tegen te gaan.

7. Uw privacyrechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: Je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste of gewijzigde gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing: Je kunt verzoeken om verwijdering van jouw persoonsgegevens (voor zover geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is).
• Recht op beperking van de verwerking: Je kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten.
• Recht op bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): Je kunt jouw digitale maten en gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
• Intrekken van toestemming: Eerder gegeven toestemming (bijv. voor foto’s of cookies) kun je op elk moment intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur een e-mail naar [email protected]. We reageren binnen vier weken.

Heb je een klacht over de manier waarop wij jouw gegevens verwerken? Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Diensten van derden en externe links

Onze website kan links bevatten naar externe websites of diensten van derden (zoals Calendly, Google Maps, MultiSafePay of onze sociale mediapagina's op Facebook, Instagram en LinkedIn). Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze externe partijen en raden aan hun privacyverklaringen te raadplegen.

9. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid van tijd tot tijd aan te passen wanneer onze werkwijze of wetgeving verandert. De meest recente versie is altijd te vinden op www.madetofit.eu/nl/privacybeleid/. Laatst bijgewerkt: oktober 2026.